familiehulp

Familiehulp

Efficiënte personeelsplanning voor de beste zorg

 


“Om aan de toekomstige verwachtingen van onze klanten te kunnen voldoen, ligt de lat hoog. De
vermaatschappelijking en commercialisering van de zorg, de technologische ontwikkelingen en het tekort aan helpende handen in de zorgsector zijn onze uitdagingen. Om die reden kozen we voor de Quintiq Workforce Planner die perfect aan onze eisen inzake flexibiliteit, integreerbaarheid en ondersteuning voldeed. Ordina heeft onze behoeften goed begrepen en
heeft deze tool op maat vertaald naar een efficiënt en effectief instrument dat onze medewerkers dagelijks ondersteunt.” – Directeur ICT-beleid Griselda Symons van Familiehulp


Complexe planning

Met 12.500 medewerkers biedt Familiehulp zorg aan meer dan 60.000 klanten, verdeeld over achttien regio’s in Vlaanderen en Brussel. Het gaat bij Familiehulp om thuiszorg, ondersteuning en huishoudelijke hulp; daarnaast exploiteert Familiehulp
dagverzorgingscentra en kinderdagverblijven. De personeelsplanning van zo’n grote organisatie is complex. Bij het inroosteren van personeel moet men rekening houden met tal van factoren, zoals regelgeving, de zorgbehoefte van klanten, de gewenste expertise, de beschikbaarheid en capaciteiten van de medewerkers en de samenwerking met andere zorgverleners. Het is dan ook niet heel eenvoudig om een logische dagindeling en een efficiënte route voor de medewerkers te bepalen.

Quintiq-planningsoftware

Familiehulp zocht een slimme oplossing voor de personeelsplanningspuzzel. Zodat zowel medewerkers als klanten zich beter bediend zouden voelen. De Supply Chain Optimalisatie (SCO-)experts van Ordina pasten hiervoor de Quintiq Workforce Planner aan op de behoeften van Familiehulp. Eenvoudig was dat niet. De zorg is een complex geheel, wensen en behoeften verschillen, maar ook wie wat waar mag doen. Verder zijn er veel deeltijdcontracten.
Onderdeel van het project is een volledige digitalisering en dus versnelling van de planning. Laatste-momentwijzigingen kunnen nu – real time – gemakkelijker worden doorgevoerd en ingezien. Ook zijn de prestaties van de medewerkers beter te volgen.

Opleiding en ondersteuning

In amper drie maanden tijd begeleidde Ordina Familiehulp bij de introductie van de Thuiszorg Planning Solution (TPS) in alle achttien regio’s. Daarvoor ontwikkelde Ordina een speciaal e-learning platform. Via dit platform krijgen zo’n vijfhonderd medewerkers in alle regio’s hun TPS-opleiding en verdere ondersteuning bij het gebruik van het systeem. Ordina staat ook in voor het beheer van de applicatie.

Digitalisering van het planningsconsultatie-en tijdsregistratieproces

In een volgende fase wordt de planningsoplossing uitgebreid met een specifieke mobiele app. Daarmee zullen de medewerkers niet alleen de planning kunnen raadplegen, de app moet het ook mogelijk maken de prestaties automatisch te verwerken.
Gebruiksvriendelijkheid is hier cruciaal omdat veel medewerkers van Familiehulp niet vertrouwd zijn met IT. Clockwork, Ordina’s UX en service design agency, zocht uit hoe het moest. Wat er nu ligt, is buitengewoon intuïtief. Met als gevolg dat iedereen er met plezier mee zal werken.


Lees ook het interview met Griselda Symons.