Efficiënt plannen en budgetten opmaken met Vena Solutions

Uitdagingen voor de finance professional

Finance-professionals ondervinden vandaag steeds meer druk om nauwkeurige planningen, budgetten en prognoses op te stellen. Ze moeten snel en met vertrouwen inspelen op veranderende bedrijfs- en marktomstandigheden. De toekomst is immers onvoorspelbaar, het huidige ondernemersklimaat streng en concurrentie snijdend. Kortom, in deze tijden is moderne Financial Planning & Analysis (FP&A) zowel spannend als uitdagend.

De oplossing van Vena Solutions

Vena Solutions helpt u met het opmaken van budgetten en planningen. Hoewel ze een middelgrote cloudleverancier is, is haar kwaliteit vergelijkbaar met die van de grote spelers. De tool biedt een standaard maar flexibele oplossing aan die al u verwachtingen over budgetterings-, plannings- en prognoseprocessen inlost. Onderzoeks- en adviesbureaus geven aan dat Vena Solutions haar Corporate Performance Management (CPM)-concurrenten waardig is. De tool blinkt uit in betrouwbaarheid, verantwoording, geïnformeerde zakelijke beslissingen, samenhang, geautomatiseerd samenwerkingsproces en versiebeheer.

Hoe werkt de tool?

Vena Solutions heeft Excel als gebruikersomgeving en verlaagt zo de drempel in een financiële of zakelijke omgeving. Excel is echter niet perfect en leidt soms tot problemen, zoals een gebrek aan standaarden, versiebeheer, beperkt of handmatig procesbeheer en ineffectieve beveiliging. Toch blijft het programma voor veel bedrijven het product bij uitstek om financiële en operationele functies te bundelen. Vena Solutions speelt hier handig op in en biedt een oplossing aan voor deze problemen in de vorm van een centrale databank. Hier kunt u over het hele bedrijf budgetten samenbrengen zonder integriteit van de data uit het oog te verliezen. Vanuit deze centrale database kunnen bedrijven op Excel gebaseerde sjablonen en rapporten creëren.

Waarom werken in de cloud?

Het grootste voordeel van Vena Solutions: u werkt in de cloud. Omdat projecten vaak snel opgeleverd moeten worden, moet de applicatie altijd en overal toegankelijk zijn. De cloud laat u toe u om op het project zelf te concentreren zonder zorgen over de technische infrastructuur. U bespaart bovendien kosten want u moet niet langer een IT-infrastructuur beheren.

Makkelijk samenwerken dankzij workflowmanagement

Wanneer u een budget opmaakt, moet u met verschillende aspecten rekening houden. Denk maar aan het verkoopbudget, kapitaalbudget, uitgavenbudget, hr-budget, de totaalbalans en verslaggeving. Bovendien bestaat elke taak uit verschillende activiteiten en herzieningen. Vena Solutions helpt om het overzicht te bewaren door de hele procesflow informatie bij te houden. Alle deelnemers in de organisatie kunnen op elk moment de status van het project raadplegen en delen. Dankzij het workflowmanagement van de tool kunt u snel en efficiënt uitschieters en eventuele knelpunten identificeren, communiceren en oplossen. Hierdoor neemt plannen minder tijd in beslag en kunt u zich concentreren op verantwoordelijkheid, inbreng en controle.

Samenhangende bedrijfsbeslissingen dankzij gegevensintegriteit

Vena Solutions is één gemeenschappelijk cloudgebaseerd platform en bewaakt samenhangende data voor alle bedrijfsprocessen, inclusief planningen, budgettering en voorspellingen. Omdat u de gegevens, definities en berekeningen nu centraal deelt en hergebruikt, worden veel communicatie, fouten en dubbel werk overbodig. Het alternatief is een dynamische en directe planning, met aandacht voor de integriteit van de data.

Geavanceerde modellering

Een van de belangrijkste elementen van een effectief planningsproces is het vermogen om financiële en niet-financiële resultaten te modelleren. Hetzelfde geldt voor de bedrijfsparameters en activiteiten die deze resultaten bepalen. Dit is de basis voor hoe een totaalbudget vanuit verschillende parameters samengesteld wordt. Vena Solutions maakt deze modellering gemakkelijk en laat toe om de verschillende hiërarchieën te definiëren en te onderhouden. Het modelleren kan zowel bottom-up als top-down gebeuren. De tool ondersteunt de creatie van bedrijfsbrede modellen met input van zowel financiële als niet-financiële spelers en laat toe om complexe berekeningen en ‘wat-als’ scenario’s in het planningsproces te betrekken.

Vereenvoudigde rapportering

U raadpleegt u de tool eenvoudig en snel in real-time via het web, Excel of mobiele apparaten en voert vanaf elke locatie veilig gegevens in. Dankzij verbeterde Power BI Integration met Power BI-dashboards kunt u vervolgens verder aan de slag met uw data. Via business analytics tools zet Power BI de data om in inzichten. De dashboards die u via Power BI creëert, deelt u erna eenvoudig via de cloud.

Audit trails van gebruikers en gegevens

De audit trail houdt bij wie wat wanneer heeft gedaan. Hier raadpleegt u de stand van zaken en eerdere versies. U draait ook gemakkelijk gegevens en sjablonen terug en vergelijkt zo wat er veranderd is. Deze transparantie moedigt de deelnemers aan om hun verantwoordelijkheid op te nemen voor de cijfers en laat de budgethouders toe om het proces tot in het detail op te volgen.

Alle voordelen op een rij

Gebruiksvriendelijk

  • Excel is een flexibele en functionele gebruikersinterface.
  • U verzamelt alle gegevens, bedrijfsregels en andere belangrijke info in één centrale databank en kunt iedereen die bij het proces betrokken is toegang verlenen tot accurate informatie.

Flexibel

  • U hebt geen diepgaande IT-kennis nodig.
  • De tool groeit met uw bedrijf mee.
  • De modelleringsmogelijkheden laten u toe om tijdens het planningsproces bedrijfsregels en ‘wat-als’ scenario’s te creëren, analyseren en beoordelen.
  • Het aantal gebruikers is onbeperkt.

Geïntegreerde, veilige en nauwkeurige gegevens

  • De nauwkeurigheid van de gegevens is gegarandeerd, want de centrale databank geeft alle gebruikers steeds een eenduidig en consistent beeld van de planningen, budgetten en prognoses. Ze kunnen zich dus volledig toeleggen op besluitvorming.
  • De tool bevat een veilige Online Analytical Processing (OLAP) database.
  • U kunt verschillende toestemmingsniveaus instellen voor de gebruikers.
  • Vena Solutions maakt gebruik van drilldown-technologie en detailweergaverapporten.

Geautomatiseerde processen

  • Workflows controleren en begeleiden het proces.
  • Dankzij versiecontrole vergelijkt u eenvoudig eerdere bijdragen.
  • Gebruikers verschuiven hun focus van dataverzameling en -validatie naar data-analyse.

Makkelijk communiceren van financiële gegevens

  • U krijgt een beter inzicht in de financiële en niet-financiële prestatiebronnen.
  • Op basis van meer consistente en nauwkeurige planningen, budgetten en prognoses, neemt u betere beslissingen.
  • De vooraf gebouwde rapporten en dashboards zorgen voor een eenvoudig werkomgeving.
  • U geniet van realtime informatie.

Tot slot: een persoonlijk inzicht

Op de vraag “Moeten finance-professionals stoppen met spreadsheets?” antwoord ik: neen. Meer nog, ik denk dat het gebruik van Excel als primaire gebruikersinterface een oplossing kan betekenen voor veel CPM-uitdagingen zoals budgettering, planning, voorspelling, rapportering en analyse.

Het verhuizen van CPM naar de cloud verhoogt de transparantie en zichtbaarheid van gegevens en helpt zo leidinggevenden om betere bedrijfsbeslissingen te nemen. Werken in de cloud waarborgt de integriteit en samenhang van de gegevens, waardoor het risico verlaagt en de gegevenskwaliteit verhoogt. Daardoor komt er extra tijd vrij voor de controllers, die ze kunnen gebruiken om zich te focussen op strategie en analyse. Een opdracht die inspeelt op hun talenten en hen oorspronkelijk voor dit beroep heeft doen kiezen.

Hoe zouden uw dagen eruit zien zonder Excel-spreadsheets om voorspellingen bij te werken, planningen te maken, een budget op te stellen, de verschillen te analyseren of een dashboard te maken? Denk er eens over na, want nu weet u wat er allemaal mogelijk is.

Wil u verder ontdekken hoe Vena Solutions een oplossing kan betekenen voor uw bedrijf? Surf dan naar Venasolutions.com of neem contact op met Peter Tegenbosch.

Downloads