Leading by example: een digitale werkplek voor alle Ordinezen

Practise what you preach: het klinkt een beetje cliché maar het klopt wel als een bus. Ordina helpt zijn klanten om ‘ahead of change’ te blijven. En zelf willen we dat uiteraard ook zijn. En dus zetten we resoluut de stap naar één grote, grensoverschrijdende digitale werkplek – inclusief migratie naar de cloud – zodat Ordinezen in België, Luxemburg én Nederland allemaal efficiënt en makkelijk samenwerken.

Ook een IT-dienstverlener zoals Ordina moet werk maken van zijn IT-landschap en -infrastructuur. Jarenlang werkten Ordina Nederland en Ordina Belux met hun eigen cloud en IT strategy. De fysieke devices, de netwerken, de systemen, de apps en zelfs het beheer: alles was anders. Dat maakte de integratie tussen beide systemen lastig,  terwijl de Ordina-consultants steeds vaker aan dezelfde projecten samenwerken. Het was hoog tijd voor een uniforme digitale werkplek, over grenzen heen.

Persona’s als uitgangspunt

“De werkplek van Ordina Nederland was ingericht en werd beheerd door KPN. Zij zorgden voor vaste en mobiele telefonie, internet en alle services daarrond”, vertelt Jo Geeraerts, Business unit Manager bij Ordina. “Het landschap beantwoordde echter niet meer aan de huidige noden en het servicecontract liep ten einde.” Ordina nam het heft in eigen handen en begeleidde het Nederlandse team stap voor stap naar een digitale werkplek in de cloud. Er kwamen nieuwe devices (zowel Windows als Mac), in lijn met de nieuwe werkplekfilosofie, legt Jo uit: “Bij de keuze van toestellen en tools en zelfs het configureren ervan werkt Ordina op basis van persona’s – types werknemers. Verschillende rollen vergen verschillende toestellen, tools en ook instellingen en autorisaties. Een consultant die elke dag bij een klant werkt, heeft andere noden dan zijn collega van sales, marketing of finance.”

Ambitieuze migratie naar de Azure/MS365-cloud

Meer dan de devices werden ook de software en IT-infrastructuur klaargestoomd voor de toekomst. De infrastructuur van Ordina Nederland draaide nog in fysieke datacenters. Met de digitale werkplek kwam een ambitieuze migratie naar MS Azure. “Van SAP tot MS365 apps zoals Teams, OneDrive en SharePoint: alles moest naar de cloud verhuizen. AVEpoint-software begeleidde ons in elke stap van die migratie. Zo slaagden we erin om binnen de vooropgestelde timing – 8 maand – live te gaan. Een huzarenstukje”, geeft Jo toe, “waar we ontzettend veel van hebben geleerd. Die kennis kunnen we ondertussen inzetten voor onze klanten.”

De migratie naar Azure was een huzarenstukje waar we ontzettend veel van hebben geleerd. Die kennis kunnen we nu inzetten voor onze klanten.

Grenzen verleggen: Belux meets Nederland

Van zodra de digitale werkplek in de cloud vlot draaide in Nederland, was het tijd voor alignering met Ordina België en Luxemburg. Er kwam één gezamenlijk telefonieplatform en ook de rest van de infrastructuur – inclusief de cloud – wordt op elkaar afgestemd. “In totaal gaat het over 2045 werkplekken”, aldus Jo. “Dankzij de alignering kan Ordina werken als één grote onderneming, over landsgrenzen heen.”

2045 Ordina-werkplekken werden omgeturnd tot een digitale werkplek.

Ahead of change

Om die vlotte samenwerking te bewaken, blijven Jo en zijn collega’s de digitale werkplek monitoren en beheren. “Naast concrete field support, organiseren we ook heel regelmatig afstemmomenten (met Architectuur en governance boards) om de vooruitgang te bespreken, opportuniteiten te spotten voor verbetering en om de veranderende werkplek te blijven sturen. Zo zorgen we ervoor dat Ordina altijd kort op de bal kan spelen en wendbaar blijft. Zodat we ‘ahead of change’ zijn – net wat we onze klanten ook aanraden.”