rpa-mte

Robotic Process Automation bij Ordina: meet the expert

Zelden spreekt een technologische ontwikkeling zo tot de verbeelding als bij ‘robotics’. De robots die vandaag oprukken in magazijnen, productiehallen en zelfs kantoren zien er minder spectaculair uit dan de metalen helden in RoboCop, Star Wars of Star Trek. “Maar ze zijn wel uitstekende assistenten”, weet Tom De Maeyer. Tom introduceerde meer dan 100 bots bij een bekende grootbank. Zijn ervaring en expertise bracht hij mee naar Ordina, waar hij de nieuwe businessunit ‘Robotics’ aanstuurt.

Robotic process Automation

Robotic Process Automation (RPA) is het gebruik van softwarerobots – of bots – om repetitieve, gestandaardiseerde processen te automatiseren. Bots zijn wereldwijd aan een steile opmars bezig, zowel in productie- als in administratieve omgevingen, dankzij hun vele troeven: meer efficiëntie, lagere kosten en kleinere foutenmarges. Ook Ordina is overtuigd. Vandaar ons nieuw robotics-team dat Tom De Maeyer op de kaart zet.

De bank in het digitale tijdperk

Tom is een handelsingenieur die meteen na zijn studies in de IT-wereld terechtkwam. Zeven jaar lang vervulde hij verschillende rollen bij CDS, een dochteronderneming van HP Enterprise, en later stond hij mee aan het hoofd van IT-consultancyleverancier Mixity. Toen kwam een financiële instelling. “Ik werd er program manager met een heel boeiende opdracht: het kredietlandschap klaarstomen voor het digitale tijdperk. We namen markttrends en veranderende klantenverwachtingen onder de loep nemen en optimaliseerden producten, kanalen en processen met het oog een vlottere, efficiëntere dienstverlening. De toekomst helpen vormgeven is een heel leuke, dankbare job.”, vertelt Tom.

Buitengewoon succes

Robotics kwam op de agenda in 2016. Tom stond meteen klaar om dit initiatief te leiden: “Ik volgde de evoluties rond robotics en AI al een tijdje. Niet professioneel maar uit persoonlijke interesse.” Dankzij die belangstelling en zijn achtergrond in zowel IT als business operations kreeg hij de kans om een Robotics Center of Excellence op te richten binnen de organisatie. Het robotics programma werd op korte tijd een buitengewoon succes.

“Onze missie was ambitieus: robotics binnen de onderneming uitrollen op een schaal en tempo niet eerder gezien in Belgische markt”, legt Tom uit. Daar slaagde het team met glans in. In nauwelijks twee jaar implementeerde de onderneming meer dan honderd softwarebots en werden tientallen businessapplicaties geïntegreerd. Door de brede implementatie van robotics werd veel menselijk kapitaal vrijgemaakt, wat ervoor zorgde dat de ROI meer was dan louter een kostenreductie.

Elke euro die een onderneming in robotics investeert verdient ze vaak dubbel terug binnen het jaar.

Change management

“Wat robotics zo interessant maakt is dat je de ROI perfect kan meten.”, vertelt Tom. “En je kan klein starten en systematisch opschalen. Ook bij de bank gingen we voorzichtig van start met een drietal cases, maar eens de mogelijkheden en ROI bewezen schakelden we een versnelling hoger en rolden we dit organisatie-breed uit. ”

“Uiteraard waren er struikelblokken”, geeft Tom toe: “Niet zozeer op technologisch vlak want de technologie is vaak eenvoudig te implementeren. Maar het was niet altijd makkelijk om voldoende draagvlak te creëren bij de medewerkers. Zij zagen robotics initieel als een bedreiging voor hun job. Er was dus best veel communicatie en change management nodig om iedereen te overtuigen van de voordelen.”

Mens en robot als een team

Tom zelf moet niet meer overtuigd worden: “Ik geloof heel sterk in deze technologieën als hefboom naar operationele efficiëntie. 20 tot 40% van alle backofficetaken kunnen geautomatiseerd worden met slimme bots en algoritmes. Maar dat betekent niet dat we de mensen aan de kant zetten. De taken die zo’n bot overneemt, zijn doorgaans routineuze zaken waar mensen eigenlijk niet meer mee bezig zouden mogen zijn. Dankzij robotics krijgen zij nu de ruimte om echt toegevoegde waarde te brengen en zich te richten op net die taken waar mensen uniek goed in zijn, taken waarvoor skills als empathie, intuïtie, communicatie en creativiteit belangrijk zijn. Softwarebots fungeren daarbij als assistenten die hen ondersteunen in hun werkzaamheden.”

Dankzij robotics krijgen wij meer kansen om creatieve taken uit te voeren en echt toegevoegde waarde te bieden.

Vernieuwende blik op IT-diensten

Sinds augustus vorig jaar vertelt Tom zijn robotics-verhaal in naam van Ordina. Vanwaar de stap? Tom: “Ordina sprak me enorm aan: innovatief, toffe bedrijfscultuur, een mooie klantenportefeuille en een geloofwaardige strategie en klantenbenadering.”

Zijn rol als businessunitmanager is een uitdaging, geeft Tom toe. “Ik begeleidde het robotics traject vanaf de allereerste stappen tot volledige maturiteit en onderweg bouwde ik hierin een brede expertise op. Maar ik was al jarenlang aan de slag binnen de financial services en wat deze job voor mij zo boeiend maakt is net om deze kennis te kunnen toepassen in andere sectoren.”

Multidisciplinair team

Tom wil de nieuwe unit uitbouwen tot een trendsetter op het vlak van robotics en technology driven efficiency in brede zin. Hij ziet veel potentieel: “In elke organisatie en onderneming waar er veel administratieve processen zijn kunnen softwarebots de efficiëntie opschroeven. Ondanks dat potentieel zie ik vandaag buiten de financiële en verzekeringssector nog maar weinig implementaties op grote schaal. Samen met het team wil ik daar verandering in brengen.”

Dit jaar wil Tom zijn team verder laten groeien: van technische profielen en data-analisten tot procesexperten. “Een van de grote sterktes van Ordina is de veelheid aan teams die nauw samenwerken. We hebben ongeloofelijk veel kennis onder één dak, zo kunnen we ons echt onderscheiden in de markt.”

 

Benieuwd hoe robotic process automation ook u kan helpen? Neem contact op met Tom.

foto Tom De Maeyer
Tom De Maeyer
Business unit manager
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.