“We mogen de sociale component van telewerken niet vergeten”

Het verhaal van Sander

“Kunnen we misschien de camera’s aanzetten, dat praat veel leuker”, zegt Sander Van Cappellen als we elkaar via MS Teams ‘ontmoeten’. De toon is meteen gezet: Sander is een ‘mensenmens’. Dat blijkt heel duidelijk in zijn werk voor ons Buscon-team, zowel bij onze klanten als op kantoor. In deze verplichte telewerktijden waakt hij erover dat het menselijke aspect van werken bij Ordina niet verloren gaat. Een gesprek met een trekker van onze teleworking taskforce.

Er zijn zo van die mensen met een verbazingwekkend enthousiasme voor alles wat ze doen. Sander is er zo eentje. Heel ambitieus en altijd op zoek naar iets nieuws. “Ik verleg graag mijn grenzen”, geeft hij toe. “Als student al. In mijn masteropleiding Strategy, Innovation en Enterpreneurship (TEW) kon ik mijn nieuwsgierigheid en creativiteit kwijt. Dat masterdiploma vulde ik aan met een master in accounting en finance, waar alles heel strikt en tot in de puntjes moest. Wat het beste bij mij past? Blijft moeilijk te zeggen. Vandaar mijn enthousiasme voor mijn job als businessconsultant: hier ontdek ik altijd nieuwe dingen.”

Bedrijf op mensenmaat

Als consultant bij een Big Four-consultancybedrijf kwam Sander in aanraking met heel uiteenlopende sectoren: van farma over een brouwerij naar cosmetica. De projecten waren net zo divers als de opdrachtgevers. “Waar ik begon met een strategisch project bouwde ik voor de brouwerij mee aan een hr-platform. Ik vertaalde de noden van de business voor de developers. IT was nieuw voor mij en boeide meteen.”

“Ik heb die jaren ontzettend veel geleerd, maar het voortdurende reizen werd me te veel. Ik wou werk dichter bij huis en in een persoonlijker bedrijf. De anonimiteit van die heel grote bedrijven past eigenlijk niet zo bij mij”, geeft Sander toe. “Bij Ordina voelde het als thuiskomen. Ordina is een bedrijf op mensenmaat, met een heel vlakke structuur. Je krijgt er heel veel vrijheid en toch volop ondersteuning.” Sander ging voor Ordina aan de slag bij BNP Paribas en bij KBC. Half maart stond hij klaar om bij Politiezone Antwerpen coaching te geven over hun nieuwe IT-platform toen de coronacrisis België massaal aan het telewerken zette. Hij besloot meteen om zijn collega’s te helpen slim, snel efficiënt online samen te werken.

Ordina is een bedrijf op mensenmaat, met een heel vlakke structuur. Je krijgt er heel veel vrijheid en toch volop ondersteuning.

Sociale component onderbelicht

Samen met Thomas Declerck begon Sander tips te bundelen rond telewerken en werd een teleworking taskforce uit de grond gestampt: “Waar Thomas zich vooral focust op hoe je een thuiswerkdag efficiënt organiseert, wou ik het menselijke aspect uitwerken. De sociale component wordt immers vaak uit het oog verloren. Mensen die thuiswerken kunnen niet samen met hun collega’s een kop koffie drinken of bijpraten tijdens de lunch. En net dat is heel belangrijk voor de motivatie – en bijgevolg ook de productiviteit. Ik werkte dus best practices uit rond echt samenwerken en vergaderen, met collega’s en klanten. Hoe zorg je ervoor dat iedereen betrokken is bij een videochat? Hoe stimuleer je interactie? Hoe organiseer je best een online opleiding? Hoe simuleer je de coffee corner of de drink op vrijdag – zodat de teamspirit behouden blijft? En ook: hoe hou je mensen aan het bewegen?”

Mensen die thuiswerken kunnen niet samen met hun collega’s een kop koffie drinken of bijpraten tijdens de lunch. Terwijl dat heel belangrijk is voor de motivatie.

60 deelnemers

De tips zijn ondertussen beschikbaar voor alle Ordina-collega’s en Sander voerde in de eerste thuiswerkweek al een paar succesvolle experimenten uit. “Een keer per maand organiseren onze businessunits een kennisavond rond een bepaald thema. De eerste online variant was een gigantisch succes. Waar er normaal een 35-tal mensen live aanwezig zijn, waren er dit keer 60 deelnemers. Alles verliep ontzettend vlot en de feedback was heel positief. Ondertussen hebben alle competence leads al ideeën verzameld om hun volgende sessie nog beter te maken. Deelnemers zullen vragen kunnen stellen in de chat en er komen polls om de interactie te vergroten.”

De eerste online competence center avond was een gigantisch succes. Waar er normaal een 35-tal mensen live aanwezig zijn, waren er dit keer 60 deelnemers.

Multidisciplinaire taskforce

De taskforce waar Sander en Thomas hun schouders onder hebben gezet, heeft ondertussen ook een externe component. Iedereen kan met de taskforce contact opnemen met vragen of problemen rond telewerken – van technologie, security en tools tot het menselijke aspect. Net omdat de problemen die organisaties ervaren zo divers zijn, is de taskforce multidisciplinair: Microsoft-experts geven advies rond MS Teams, het infrastructuurteam kan helpen met issues rond netwerken en tools voorstellen om bijvoorbeeld de productiviteit te verhogen, er zijn gecertificeerde experts in change management en communicatiespecialisten.

“Communiceren en mensen motiveren, is wat ik het allerliefste doe. Ik ben blij dat ik dat in deze moeilijke tijden kan verderzetten. Als onze tips deze dagen voor wat extra structuur, zekerheid en kalmte kunnen zorgen, zowel intern bij Ordina als in andere bedrijven, dan ben ik een gelukkig mens”, besluit Sander.

Net omdat de vragen zo divers zijn, is onze ‘teleworking taskforce’ multidisciplinair: van technische experts en infrastructuurspecialisten tot communicatiemensen en experts in change management.


De 3 gouden telewerk-tips van Sander

  1. Zet de webcam aan
    Het is veel fijner om te zien met wie je spreekt. En de webcam houdt iedereen bij de les i.p.v. te multitasken.
  2. Begin elke meeting met wat fun
    De beste manier om een meeting te starten? Een ‘ijsbreker’: speel 2 minuten galgje of Pictionary, bijvoorbeeld. En neem tijd voor een informele babbel.
  3. Organiseer een virtuele koffieklets, lunch of vrijdagse pint
    Vooral nuttig in deze tijden waarin iedereen thuis werkt: hou de teamspirit levendig met informele momenten online.

Bent u op zoek naar tips om het leven van uw thuiswerkers leuker te maken? Wil u meer uit Microsoft Teams halen? Worstelt u met technische problemen bij videocalls?

Ontdek onze taskforce en stel ons vrijblijvend uw vragen.